Der Arbeitskreis gemeinnütziger Jugendaustausch (AJA) wurde 1993 gegründet, um die Öffentlichkeit besonders auf die Bildungswirkung von langfristigen Jugend- und Schüleraustauschprogrammen aufmerksam zu machen, zu informieren und den Ausbau fördernd mitzugestalten. Seine Mitgliedsorganisationen leisten seit Jahrzehnten mit weltweitem Jugendaustausch einen wertvollen Beitrag zur interkulturellen Verständigung und zum zivilgesellschaftlichen Engagement. Der AJA setzt hierfür Qualitätsstandards und vertritt die Interessen des internationalen Jugendaustauschs zur Förderung von langfristigem Jugend- und Schüleraustausch.
Das Deutsche Youth For Understanding Komitee e.V. (YFU) ist ein gemeinnütziger Verein und eine der ältesten und größten Organisationen für internationalen Jugendaustausch. Bei den meist einjährigen Austauschprogrammen tauchen die Teilnehmenden komplett in den Alltag ihres Gastlandes ein und gewinnen neue Perspektiven auf die Welt. Während des Austauschjahres leben sie bei Gastfamilien, die im Gegenzug eine neue Kultur im eigenen Zuhause entdecken. Seit der Gründung im Jahr 1957 haben bereits rund 70.000 Jugendliche an den Austauschprogrammen teilgenommen. Unter dem Motto „In der Welt zu Hause“ setzt sich YFU gemeinsam mit Partnerorganisationen in rund 50 Ländern für Toleranz, interkulturelle Bildung und globale Verantwortung ein. Deutschlandweit engagieren sich rund 4.000 Ehrenamtliche für YFU, in der Hamburger Geschäftsstelle sind etwa 60 Mitarbeitende hauptamtlich für den Verein tätig. Um möglichst vielen jungen Menschen unabhängig von ihrer finanziellen Situation eine Austauscherfahrung zu ermöglichen, vergibt YFU jährlich hunderte einkommensabhängige Stipendien.
Zur fachlichen Beratung haben die Veranstalter*innen AJA und YFU eine Steuerungsgruppe sowie eine Projektgruppe ins Leben gerufen. In der Steuerungsgruppe wirken Akteur*innen aus folgenden Organisationen mit: Austausch macht Schule (AmS), Bundesministerium für Familie, Soziales, Frauen und Jugend (BMFSFJ), Stiftung Deutsch-Russischer Jugendaustausch, Deutsch-Türkische Jugendbrücke, Forschung und Praxis im Dialog (FPD), Haus am Maiberg, IJAB – Fachstelle für Internationale Jugendarbeit der Bundesrepublik Deutschland e.V., Joachim Herz Stiftung, Stiftung Mercator, Pädagogischer Austauschdienst (PAD), Stiftung Jugendaustausch Bayern.
Die Projektgruppe repräsentiert die Vielfalt der Akteur*innen im Jugend- und Schüleraustausch. Die Mitglieder vertreten die Organisationen AFS Interkulturelle Begegnungen e.V., Bayerischer Jugendring, Experiment, Grüne Fraktion Bayern, IKO – Institut für Kooperationsmanagement, Open Door International e.V., Pädagogisches Institut – Zentrum für Kommunales Bildungsmanagement der Stadt München, Universität Jena (Sozialgeografie). Sie bringen ihr Know-how in den Themenfeldern Programmplanung, Öffentlichkeitsarbeit und Rahmenprogramm ein. Die Konzeption, Vorbereitung sowie Durchführung der Konferenz liegt in den Händen eines Kernteams von AJA und YFU.